Att lämna anbud och bli leverantör

Upphandlingsprocessen är oftast ett mycket tidskrävande projekt för att slutresultatet, det vill säga avtalet, ska svara mot det tänkta behovet i så stor utsträckning som möjligt.

Om ett avtalsområde har hunnit upphandlas flera gånger kan det gå förhållandevis mycket snabbare, eftersom det oftast är lättare att korrigera de tidigare kraven på leverantör eller kraven på det som ska köpas

Vid offentlig upphandling ska det tidsmässig även räknas in att upphandlingen kan riskeras prövas i både förvaltningsrätten och i kammarrätten innan avtalet ska börja gälla.

Den viktigaste delen är kravspecifikationen, det vill säga krav på vara eller tjänst. Vid förvaltningsspecifika upphandlingarna tas kravspecifikationen fram av de som avser att beställa på avtalet, verksamheterna. Dessa bör själva, så djupgående som möjligt, analysera sina behov och reflektera över effekter innan en kravspecifikation upprättas. Upphandlingsfunktionen bistår och handleder verksamheterna i detta arbete.

Förfrågningsunderlaget är klart då all formalia om upphandlingen skrivits in, kravspecifikationen bilagts och de relevanta avtalstexterna lagts till. Därefter läggs förfrågningsunderlaget med eventuella bilagor ut på en godkänd annonsdatabas för offentliga upphandlingar.

I denna kommun används annonsverktyget genom upphandlingsverktyget Tendsign.se. Har leverantörer frågor om innehållet i förfrågningsunderlag ska dessa frågor ställas till kommunen genom upphandlingssystemet, om inget annat anges i förfrågningsunderlaget.

Genom att ställa frågor har kommunen möjlighet att svara samtliga intresserade om hur det kommande avtalet ska tolkas. Kommunen och seriösa leverantörer får möjlighet att göra en gemensam viljeförklaring som annars aldrig kommer tillstånd vid förhandlingsfria upphandlingar.

Utvärderingen av inkomna anbud görs enligt beskriven text i förfrågningsunderlagets formalia. Efter att bedömningar och beräkningar gjorts blir det anbud vinnande som bäst uppfyller det som efterfrågas vid varje specifik upphandling.

Ett beslut om att anta leverantören med det vinnande anbudet fattas av den person med sådan rätt enligt viss delegationsordning. Alla leverantörer som deltagit i upphandlingen får svar om utgången i upphandlingen genom ett tilldelningsbesked. Därefter ges samtliga leverantörer möjlighet att reflektera över upphandlingen under tio dagar, då avtal inte får tecknas.

Om en leverantör har synpunkter på upphandlingen ska de kontakta kommunen för att påtala detta. Finns giltiga skäl så har kommunen möjlighet att rätta fel i upphandlingen.

Leverantörer kan få ytterligare vägledning i upphandlingsprocessen genom upphandlingsmyndighetens stöd till leverantörer:

Vägledning i upphandlingsprocessen

Direktupphandling är en enklare form av ett upphandlingsförfarande, där komplexiteten hos det som ska upphandlas avgör hur omfattande förfrågan blir.

Kommunens avtal täcker flera avtalsområden, men av naturliga skäl finns inte alla marknadens varor och tjänster inom våra avtal. När de befintliga avtalen inte täcker ett uppstått köpbehov har kommunen rätt att göra en direktupphandling.

Enligt lagen om upphandling, (LOU) ska den upphandlande myndigheten vid beräkning av direktupphandlingsgränsen beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under kalenderåret. Därför ska enheter meddela sina direktupphandlingsbehov till upphandlingsansvarig. Då kan kommunens samlade behov inom ett avtalsområde summeras, och en eventuell upphandling planeras in och prioritetskategoriseras.

Grundregeln vid direktupphandling är att minst tre leverantörer, men helst fler, ska tillfrågas om de är villiga att lämna anbud.

• Gå igenom förfrågningsunderlaget så tidigt som möjligt innan sista dag för anbudsinlämning.
• Ställ frågor om något är oklart.
• Kontrollera alla viktiga datum.
• Läs eventuella kompletteringar samt frågor och svar som inkommit under anbudstid.
• Utforma ert anbud enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget.
• Bifoga de dokument, intyg och bilagor som efterfrågas till anbudet.
• Notera de krav som kommunen ställer i förfrågningsunderlaget. Det är viktigt att ni uppfyller samtliga krav – även om kraven inte känns relevanta för er. Alla så kallade "ska-krav" måste vara uppfyllda.
• Se till att anbudet är komplett. Den upphandlande myndigheten har enligt LOU små möjligheter att begära kompletteringar av anbuden.
• Följ instruktionerna som ges i förfrågningsunderlaget, annars kan anbudet bli förkastat, d v s inte utvärderas.
• För de upphandlingar som genomförs i upphandlingsverktyget TendSign, se till att anbudet registreras i TendSign i sin helhet. Observera att den person som registreras i TendSign får samtlig information i upphandlingen och tilldelningsbeslut skickas till den angivna e-postadress.

Vägledning genom hela upphandlingsprocessen:

Upphandlingsstöd